DOCUMENTOS QUE NECESITAS A LA MANO PARA FUNDAMENTAR
TUS SOLICITUDES DE AYUDA[1]
Tal vez en lo menos que estamos pensando en estos momentos es en mantener nuestros récords mientras intentamos mantener la operación de nuestro restaurante a flote durante esta emergencia. Sin embargo, los récords son vitales para solicitar las ayudas disponibles que sustentarán tu negocio.
Cualquier ayuda disponible, ya sea el “Paycheck Protection Program” (PPP), el “SBA Economic Disaster Injury Loan” (EIDL), o cualquier otra ayuda federal o estatal disponible, requerirá llenar formularios y proveer documentos para determinar la elegibilidad.
El momento es ahora para recopilar buenos récords y monitorear tu negocio en detalle de manera que tengas todo lo necesario para completar tu solicitud de ayuda.
Mantén a la mano los siguientes documentos
- Planillas de contribución sobre ingresos y otros documentos relacionados
- Historial de ventas de los pasados tres años
- Estados de ingresos y gastos (mensuales). Continúa produciendo estos informes durante el periodo de cierre o apertura parcial.
- Pólizas de seguro
- Contrato de arrendamiento o escritura de la propiedad (si eres el dueño)
- Récords de nómina
- Récord de inventario
- Gastos de mejoras de capital desde 2017 hasta la actualidad.
- Facturas y gastos de utilidades por el pasado año
- Contratos con clientes para la celebración de eventos, estén cancelados o no.
Comienza a monitorear
Para documentar efectivamente las pérdidas de tu negocio por causa de la pandemia del coronavirus, necesitas monitorear todo detalle de tu negocio de manera que puedas comparar con el tracto del negocio antes de la crisis. El historial de ventas es el mejor indicador de rendimiento futuro, más aún para restaurantes con ventas mayores por temporada. En igual renglón se encuentran las proyecciones.
- Prepara un “spreadsheet” en la aplicación de tu predilección (Excel, OpenOffice o Google Docs).
- Incluye las categorías según las vas pensando (se incluyen ideas más adelante)
- Remóntate al primer día que tuviste que cerrar o decidir operar parcialmente; recrea todos los pasos tomados con el mayor detalle posible.
- Mantén un récord diario. Sé meticuloso y dedicado. Tiene que ser diario, de lo contrario al terminar la semana o el mes, los detalles no serán claros.
- Delega en un tercero independiente (como un contable o CPA) verificar los documentos financieros mensualmente.
Te recomendamos mantener diariamente esta información:
- Costos de nómina y ajustes realizados (ej. cambios en paga por hora, plan médico, beneficios u otros)
- Cambios en número de empleados (despidos, licencias sin sueldo, horario reducido, licencias u otros)
- Formas 480 para suplidores o contratistas
- Cambios en inventario (reducción de compras, cambios en precios, donación de alimentos, pérdida de alimentos por descomposición o vencimiento, reemplazo de inventario, pérdida de descuentos por compras al por mayor, sustitución de ingredientes por escasez, entre otros)
- Cambios con suplidores (cambios en contratos con suplidores o cambios de suplidores)
- Cambios en movimiento de clientes
- Cambios en horas de operación
- Cambios en el menú, incluyendo precios
- Costos de promoción para ofertas o tarjetas de regalo
- Pérdida por días feriados (comparado con el año anterior, por ejemplo, fin de semana santo, St. Patrick’s, Día de las Madres, etc.)
- Gastos en publicidad, relaciones públicas o presencia en redes sociales.
- Ventas diarias por tipo de servicio (takeout, curbside pick-up o delivery)
- Costos de delivery y/o gastos de transportaciones si el negocio está entregando directamente a clientes
- Compra de equipo especial (ej. envases para mantener comida caliente o para que se mantenga sin virar en el vehículo que entrega)
- Gastos para servicios especiales (ej., letreros, estacionamiento dedicado a clientes que vienen a recoger, etc.)
- Gastos de limpieza, incluyendo productos (especialmente importantes para cumplir con los protocolos de COVID-19)
- Récords y facturas de mantenimiento
- Pagos (ajustados o en moratoria) por concepto de hipoteca o renta
- Servicios profesionales (legal, contabilidad, consultoría, u otros)
No Olvides…
- Los documentos financieros son críticos. En algún punto tendrás que escribir un relato de las pérdidas y tener a mano los documentos necesarios que establezcan como has sido impactado, darán solidez a tu solicitud.
- Los documentos son necesarios para sustentar cualquier reclamo de pérdidas de ventas o clientes o gastos adicionales incurridos durante este periodo de crisis.
- El monitoreo de las ventas, ciclos y periodos de ventas especiales (ej. días festivos) antes y después de este evento es importante para demostrar las perdidas relacionadas.
Entre los documentos se pueden incluir reportes de su sistema de POS, estados bancarios, recibos de transacciones bancarias, planillas trimestrales, entre otros, verificados preferiblemente por su contable o CPA.
[1] Traducción adaptada del artículo publicado por la National Restaurant Association titulado “Get your documents in order, COVID-19 relief requires accurate records”